13 août 2026
Modèle Excel de suivi de prospection immobilière (gratuit) — et ses 5 limites
Vous cherchez un fichier Excel pour suivre vos prospects vendeurs ? Bonne nouvelle : vous trouverez ci-dessous la structure complète d’un tableau de prospection efficace, à reconstruire en dix minutes ou à télécharger gratuitement. Nous l’avons conçu à partir des fichiers réels utilisés par des agents indépendants.
Et parce que nous sommes honnêtes : nous avons créé un logiciel précisément pour remplacer ce fichier. Nous vous dirons donc aussi, en toute transparence, à quel moment Excel fait le travail — et à quel moment il commence à vous faire perdre des mandats.
Le modèle : les 12 colonnes indispensables
Un bon fichier de prospection tient sur une seule feuille, avec une ligne par prospect vendeur :
| # | Colonne | Contenu / valeurs |
|---|---|---|
| 1 | Nom, prénom | M. et Mme Martin |
| 2 | Téléphone | 06 XX XX XX XX |
| 3 | — | |
| 4 | Adresse du bien | 12 rue des Lilas, Nantes |
| 5 | Type de bien | Maison / Appartement / Terrain… |
| 6 | Origine du contact | Pige, porte-à-porte, recommandation, boîtage, notoriété… |
| 7 | Statut | Nouveau → Contacté → Estimation faite → Mandat en discussion → Mandat obtenu / Perdu / Sans suite |
| 8 | Estimation (€) | Fourchette basse – haute |
| 9 | Horizon de vente | Immédiat / 3 mois / 6 mois / 1 an+ |
| 10 | Dernier contact | Date + canal (appel, mail, visite) |
| 11 | Prochaine relance | Date + action prévue |
| 12 | Notes | Contexte : succession, mutation, devis travaux en attente… |
Trois conseils de mise en forme qui changent tout :
- Triez le tableau par la colonne « Prochaine relance », pas par nom. Votre fichier devient une liste de tâches : les relances du jour remontent en haut.
- Ajoutez une mise en forme conditionnelle : relance dépassée = ligne rouge, relance aujourd’hui = orange. En un coup d’œil, vous voyez les retards.
- Ne supprimez jamais un prospect. Un « Perdu » ou « Sans suite » d’aujourd’hui est un mandat dans dix-huit mois. Changez son statut, programmez une relance à 3 ou 6 mois, gardez l’historique.
Avec cette structure et un peu de discipline, vous êtes déjà mieux organisé que la majorité des agents. Utilisez-la avec la séquence de relance en 7 contacts et nos modèles de mails, et votre suivi tiendra la route… pendant un temps.
Les 5 limites d’Excel pour la prospection (vous les reconnaîtrez)
Nous avons interrogé des agents qui utilisaient exactement ce type de fichier. Tous ont décrit le même cycle : le fichier fonctionne bien jusqu’à 20-30 prospects, puis les problèmes suivants apparaissent, dans cet ordre.
1. Excel ne vous rappelle rien
C’est la limite fondamentale. La colonne « Prochaine relance » ne sonne pas. Si vous n’ouvrez pas le fichier — un lundi chargé, une semaine de congés, trois jours de signatures — les relances passent. Or, comme on l’a vu, la plupart des mandats se gagnent entre la 4e et la 7e relance : chaque relance manquée est statistiquement un mandat offert à un concurrent.
2. Une cellule « Notes » ne remplace pas un historique
Après trois appels, deux mails et une estimation, votre cellule Notes ressemble à ceci : « 12/03 appel ok rappeler avril – 28/03 devis pas reçu – avr : msg répondeur ». Quand M. Martin rappelle en septembre, impossible de reconstituer le fil. Résultat : vous refaites préciser des choses qu’il vous a déjà dites — exactement le comportement qui braque un prospect.
3. La saisie se fait « plus tard », donc jamais
Excel ne s’utilise pas dans une voiture entre deux rendez-vous. Alors on note sur un post-it, on se dit qu’on reportera ce soir… et 30 % des interactions ne sont jamais enregistrées. Un fichier incomplet est pire qu’inutile : il donne l’illusion du suivi.
4. Le fichier vit sur un seul ordinateur
Un prospect vous rappelle pendant une visite ? Le fichier est sur le PC de l’agence. Vous répondez de mémoire, en espérant ne pas confondre deux dossiers. Et le jour où le fichier est écrasé, corrompu ou supprimé par erreur — cela arrive plus souvent qu’on ne l’admet — des mois de prospection disparaissent sans sauvegarde.
5. Aucune vision d’ensemble
Combien de prospects actifs ? Combien de relances en retard ? Combien d’estimations réalisées ce mois-ci sans suite donnée ? Excel peut théoriquement le calculer — en pratique, personne ne construit ni ne maintient ces tableaux croisés. Vous pilotez votre prospection à l’aveugle.
Excel ou logiciel : le test en 3 questions
Restez sur Excel si vous répondez oui aux trois questions :
- Vous suivez moins de 20 prospects vendeurs en parallèle ;
- Vous ouvrez le fichier tous les jours ouvrés sans exception ;
- Vous saisissez chaque interaction le jour même.
Si une seule réponse est non, votre fichier a déjà commencé à vous coûter des mandats — vous ne le voyez simplement pas, car un mandat perdu par oubli de relance est invisible : le vendeur ne vous préviendra pas, vous découvrirez le panneau du concurrent.
L’étape d’après : le même tableau, mais qui pense à votre place
Suivena reprend exactement la logique de ce fichier — prospects, statuts, pipeline, relances — en corrigeant chacune des cinq limites : les relances vous sont notifiées chaque matin sur un tableau de bord, chaque prospect a une timeline complète de tous les échanges, la saisie prend moins de 30 secondes depuis n’importe où, tout est sauvegardé en ligne, et vous voyez d’un coup d’œil les retards et les prospects inactifs.
Et pour commencer sans rien perdre : vous importez votre fichier Excel existant en quelques clics. Votre historique vous suit.
Continuez à utiliser votre CRM pour vos biens. Pour vos prospects vendeurs, essayez Suivena — et supprimez ce fichier Excel pour de bon.
Pour aller plus loin :